Chương 1. NHỮNG QUY ĐỊNH 

Điều 1. Về các từ ngữ được hiểu trong quy định này

-         Tài liệu: là một dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh dạng giấy hay dạng số hoá nhằm mục đích bảo quản và sử dụng.

-         Học liệu: là tài liệu được tổ chức theo một tiêu chuẩn nghiệp vụ nhất định và được sử dụng cho mục đích học tập, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học.

-          Học liệu của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thông tin - thư viện, các tiêu chuẩn về công nghệ thông tin để tổ chức phục vụ người dùng tin đạt hiệu quả cao.

-         Học liệu của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông bao gồm: bài giảng, bài giảng điện tử, giáo trình, sách tham khảo, tạp chí khoa học, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội nghị khoa học, các cơ sở dữ liệu toàn văn dạng CD (off-line) hay trực tuyến (on-line), các báo cáo kết quả chuyến đi công tác nước ngoài. Các học liệu này được đầu tư từ nguồn kinh phí của Học viện, thu nhận qua công tác trao đổi và quà tặng.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng trong các cơ sở đào tạo, các trung tâm, các viện nghiên cứu của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (sau đây gọi tắt là Học viện)

Chương 2. QUY ĐỊNH VỀ PHÁT TRIỂN VÀ QUẢN LÝ  HỌC LIỆU

Điều 3. Công tác phát triển học liệu của Học viện:

1. Công tác bổ sung học liệu gồm: mua học liệu mới từ các nguồn trong và ngoài nước; thu nhận nộp lưu chiểu học liệu từ các cá nhân và tập thể trong Học viện; trao đổi học liệu với các đối tác của Học viện.
2. Trung tâm Thông tin Thư viện - Cơ sở Hà Đông, Thư viện - Cơ sở đào tạo Tp.HCM, các Thư viện - Tư liệu của các Viện nghiên cứu, các Trung tâm (sau đây gọi tắt là Thư viện) có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hàng năm và kế hoạch dài hạn về phát triển học liệu, trình Lãnh đạo Học viện phê duyệt.
3. Công tác thanh lọc học liệu nhằm làm cho kho học liệu ngày càng có chất lượng hơn, bám sát diện đào tạo và nghiên cứu khoa học (ĐT&NCKH) của Học viện.

Điều 4. Công tác bổ sung học liệu

1. 1. Công tác bổ sung học liệu mới bằng kinh phí của Học viện

Thư viện  xây dựng kế hoạch và quy trình mua học liệu mới căn cứ vào:  

-         Nhu cầu về học liệu cho đào tạo và nghiên cứu khoa học của các khoa, các đơn vị khác trong Học viện;

-         Các tiêu chuẩn về số lượng tên giáo trình, tài liệu tham khảo cho mỗi ngành học được quy định trong tiêu chuẩn kiểm định chất lượng trường đại học của Bộ GD&ĐT đã ban hành.

-         Nghiên cứu thị trường học liệu và các nguồn tài liệu khác ở trong và ngoài nước liên quan đến diện ĐT&NCKH của Học viện.  

1. Công tác nhận lưu chiểu học liệu của cá nhân và đơn vị trong Học viện

-         Cán bộ nghiên cứu, giảng viên, cán bộ quản lý (sau đây gọi chung là cán bộ) có nhiệm vụ nộp lưu chiểu học liệu cho các thư viện của các cơ sở ĐT&NCKH trong Học viện ít nhất 01 bản bằng giấy và 01 bản điện tử ghi trên đĩa CD sau khi nghiệm thu, trước khi thanh quyết toán kinh phí.

-         Nghiên cứu sinh, học viên cao học sau khi bảo vệ luận văn, luận án phải nộp lưu chiểu 01 bản bằng giấy và 01 bản điện tử ghi trên đĩa CD cho Thư viện trước khi làm các thủ tục nhận bằng.

-         Sinh viên sau khi bảo vệ khoá luận và đồ án tốt nghiệp phải nộp 01 bản bằng giấy cho Thư viện - Tư liệu của Khoa.

1. Công tác trao đổi học liệu

-         Thư viện được nhận học liệu biếu tặng, trao đổi của các đối tác trong và ngoài nước của Học viện.

-         Thư viện được lập kế hoạch trao đổi học liệu với các cơ quan TT-TV khác nhằm làm phong phú thêm nguồn học liệu của Học viện.

4. Công tác thanh lọc học liệu

-         Thư viện tiến hành thanh lọc học liệu có kế hoạch và định kỳ, nhằm đưa ra khỏi kho những học liệu lạc hậu về nội dung, học liệu cũ nát không tu bổ được.

-         Công tác thanh lọc phải theo một tiêu chí và một quy trình chặt chẽ và phải được sự phê duyệt của Lãnh đạo Học viện.

Điều 5. Nhiệm vụ tổ chức và quản lý học liệu của thư viện

1. Thư viện có nhiệm vụ tổ chức kho học liệu theo các tiêu chuẩn kỹ thuật tiên tiến về nghiệp vụ TT-TV do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định và thống nhất trong các thư viện của toàn Học viện.
2. Tổ chức tuyên truyền quảng bá học liệu bằng các ấn phẩm thông tin, cơ sở dữ liệu trên cổng thông tin của Học viện. Hàng năm tổ chức hướng dẫn cho sinh viên năm thứ nhất và các đối tượng khác cách sử dụng học liệu.
3. Học liệu được bảo quản bằng các thiết bị về an ninh; các tiêu chuẩn an toàn về  nhiệt độ, độ ẩm; phòng chống mối mọt; phòng chống cháy nổ, lụt lội,…

Chương 3. QUY ĐỊNH VỀ CUNG CẤP HỌC LIỆU

Điều 6. Các đối tượng và điều kiện được sử dụng học liệu

1. Các cán bộ, sinh viên, nghiên cứu sinh của Học viện được sử dụng học liệu tại thư viện thông qua quy định cụ thể của Nội quy thư viện.
2. Các đối tượng khác ngoài Học viện khi sử dụng học liệu phải tuân thủ Nội quy thư viện và nộp một khoản lệ phí theo quy định.

Điều 7. Phương thức sử dụng học liệu

1. Học liệu dạng giấy được sử dụng đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà qua phòng Đọc và phòng Mượn của thư viện.
2. Học liệu dạng điện tử được cung cấp tài khoản để sử dụng qua mạng LAN hoặc INTERNET theo quy định về quản lý học liệu điện tử .
3. Tài liệu công bố được sử dụng rộng rãi; tài liệu không công bố như luận án, luận văn, báo cáo kết quả NCKH được sử dụng hạn chế theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.
4. Giáo trình được cho mượn theo học kỳ với số lượng bản theo số môn học; sách tham khảo được cung cấp số bản và thời gian hạn chế; tài liệu tra cứu, xuất bản phẩm tiếp tục (báo, tạp chí), tài liệu đa phương tiện (Multimedia) chỉ được sử dụng tại chỗ.

Điều 8. Quy định về thời hạn sử dụng và trách nhiệm bảo quản học liệu

1. Các cán bộ, giảng viên của Học viện được sử dụng học liệu có thời hạn phù hợp với yêu cầu nghiên cứu, giảng dạy và quản lý; có trách nhiệm bảo quản học liệu theo quy định của thư viện; khi chuyển công tác hoặc nghỉ hưu phải hoàn trả lại học liệu cho thư viện trước khi làm các thủ tục thanh toán chế độ chính sách.
2. Sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh được sử dụng học liệu phù hợp với chương trình đào tạo, thời gian đào tạo. Có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản học liệu theo quy định của thư viện; hoàn trả học liệu cho thư viện theo Nội quy thư viện và trước khi làm thủ tục thanh toán ra trường.
3. Các đối tượng sử dụng học liệu phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định của thư viện về sử dụng và bảo quản học liệu của Học viện, nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của Nội quy thư viện và quy định của pháp luật.

Chương 4. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Trung tâm Thông tin - Thư viện cơ sở Hà Đông; Thư viện Cơ sở đào tạo Tp. Hồ Chí Minh, thư viện các viện, trung tâm trong Học viện căn cứ vào Quy định này xây dựng các nội quy, cụ thể hoá các điều trong Quy định cho phù hợp với nhiệm vụ từng bộ phận để thực hiện.

Điều 10. Khi cần bổ sung, sửa đổi Quy định này, Trưởng Trung tâm TT-TV phối hợp với các đơn vị liên quan để sửa đổi và trình Giám đốc Học viện xem xét quyết định.

Hà Nội, ngày      tháng     năm 2009

KT. GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

PHÓ GIÁM ĐỐC

TS. Lê Hữu Lập